SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

9. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

9.1 Pendahuluan, apakah SIM?

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip system karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

            Pengetahuan tentang komputer di dalam perusahaan terbatas pada sejumlah kecil spesialis informasi, dan para spesialis itu tidak memiliki pengalaman nyata dalam mengarahkan penerapan melalui langkah-langkah dari siklus hidup sistem. Pencapaian berlangsung lambat – dengan trial and error.

            Manajer mengetahui tugasnya, dan telah mengembangkan pendekatan sendiri dalam memecahkan masalah, tetapi para manajer kurang memikirkan peran informasi dalam kegiatan mereka. Akibatnya, para manajer sulit mengungkapkan secara tepat apa yang mereka perlukan dari SIM. SIM dirancang ulang sehingga lebih mendekati kebutuhan manajer, dan SIM akhirnya menjadi suatu area aplikasi komputer yang utama.

           

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedag terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Model SIM

            Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu, data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

9.2 Konsep Subsistem Informasi Organisasi

            SIM merupakan upaya orgamisasi pertama yang tujuan utamanya adalah menyediakan informasi bagi manajemen. Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para manajer.

            Sistem informasi mulai akan memasuki daerah yang sudah tersegmentasi, yang disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagi contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan beberapa aplikasi sistem informasi antara lain :

·         Sistem Keuangan Akuntansi Negara (SKAN)

·         System Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN)

·         Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD)

·         System Informasi Kependudukan

·         Sistem Informasi Kepegawaian

Area manufaktur juga menerima pengolahan komputer dan menerapkan teknologi itu baik sebagai sistem informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam sistem manufaktur fisik. Teknologi seperti robot pabrik dan sistem ban berjalan yang dikendalikan komputer merupakan contoh bagaiman proses manufaktur fisik telah di komputerisasi. Usaha untuk menerapkan komputer sebagai sistem konseptual biasanya tidak muncul di bawah nama sistem informasi manufaktur. Sebaliknya, digunakan nama-nama seperti material requirements planning (MRP) dan computer integrated manufacturing (CIM)

 

Gambar di atas memperlihatkan subdivisi SIM menjadi subsistem-subsistem organisasi. Walau gambar itu menunjukkan garis-garis pemisah yang jelas, secara fisik tidak ada yang memisahkan mereka. Sebagian besar database yang digunakan oleh satu subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain, dan banyak juga berbagi perangkat lunak. Sistem-sistem informasi organisasi merupakan suatu cara berpikir logis, bukannya fisik, tentang SIM.

Kita telah menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer untuk menggambarkan semua sistem informasi perusahaan. Istilah yang sekarang sangat popular adalah enterprise information system. Ia dapat melaksanakan seluruh proses komputer perusahaan, dari tugas pengolahan data hingga penyiapan informasi manajemen. Istilah enterprise resource planning (ERP) menjelaskan cara enterprise information system dikembangkan. ERP merupakan perluasan dari konsep MRP yang dikembangkan di bagian manufaktur sehingga mencakup keseluruhan perusahaan.

9.3 Perangkat Lunak Penulis Laporan

Ada dua jenis perangkat lunak yang menghasilkan informasi penulis laporan dan pembuat model matematika. Perangkat lunak penulis terdiri laporan terdiri dari program-program yang menghasilkan laporan periodik dan khusus.

-          Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu. Misalnya analisis penjualan bulanan menurut pelanggan.

-          Laporan khusus disiapkan bila sesuatu yang luar biasa terjadi. Misalnya laporan kecelakaan, jawaban atas database query.

Menyatukan Management by Exception ke dalam Laporan

·         Menyiapakan laporan hanya jika terjadi perkecualian

·         Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian

·         Menggelompokkan perkecualian bersama-sama

·         Menunjukkan varians dari normal

9.4 Pembuatan Model Matematika

Ada empat jenis model fisik, narasi, grafik dan matematika.

-          Model fisik adalah model yang berwujud tiga dimensi, biasanya lebih kecil dari entitasnya. Misalnya model tanah liat dari suatu mobil baru yang dibuat oleh perancang.

-          Model narasi merupakan model yang paling populer digunakan dalam bisnis.

-          Model grafik merupakan suatu diagram umumnya dua dimensi.

Model matematika dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi :

-          Model statis atau dinamis

Model statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel suatu foto. Model yang menyertakan waktu sebagai variabel adalah model dinamis.

-          Model probabilistik atau deterministik

Menggelompokkan model adalah berdasarkan apakah formulanya mencakup probabilita. Probabilita adalah peluang terjadinya sesuatu.

-          Model optimisasi atau suboptimisasi

Model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif. Model suboptimisasi disebut satisficing model, memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan model EOQ.

9.5. Simulasi

Tindakan menggunakan model disebut simulasi. Simulasi terjadi dalam suatu pengaturan yang dijelaskan oleh elemen-elemen data sekenario. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan pemecah masalah.

Skenario Model

Istilah skenario digunakan untuk menjelaskan kondisi yang mempengaruhi simulasi. Misalnya, jika anda sedang mensimulasikan suatu sistem persediaan. Skenario menentukan saldo awal dan unit penjualan harian. Elemen-elemen data yang menetapkan skenario disebut elemen-elemen scenario. Model dapat dirancang sehingga elemen-elemen data skenario merupakan variable, jadi memungkinkan penetapan berbagai nilai.

Variabel Keputusan

Nilai-nilai input yang manajer masukkan untuk mengukur dampaknya pada entitas dikenal sebagai variable keputusan. Contoh dari variable keputusan mencakup jumlah pesanan, titik pemesanan kembali, dan lead time (waktu yang diperlukan oleh pemasok untuk memenuhi pengisian kembali persediaan).

Teknik Simulasi

Manajer biasanya melaksanakan model optimisasi hanya satu kali; hasilnya adalah solusi terbaik dengan scenario dan variabel keputusan tertentu. Namun, model suboptimisasi perlu dilaksanakan berulang-ulang, mencari kombinasi variabel keputusan yang menciptakan hasil yang memuaskan. Proses pengulangan mencoba berbagai alternatif keputusan dikenal sebagai memainkan what-if game.

            Tiap kali model dilaksanakan, hanya satu variabel keputusan yang perlu diubah, sehingga pengaruhnya dapat dilihat. Dengan cara ini, pemecah masalah secara bertahap dan metodis menemukan kombinasi  keputusan yang akan mengarah ke pemecahan masalah.

Format Output Simulasi

Merupakan suatu praktek yang baik untuk menyertakan elemen-elemen skenario dan variabel-variabel keputusan pada layar atau halaman yang sama dengan output. Dengan tata letak seperti itu, terlihat jelas input apa yang menghasilkan output tersebut.

CONTOH PEMBUATAN MODEL

Eksekutif perusahaan mungkin menggunakan model matematika untuk membuat beberapa keputusan penting. Mungkin eksekutif itu ingin mensimulasikan dampak dari :

1.      Harga produk

2.      Jumlah investasi pabrik yang diperlukan untuk menyediakan kepastian untuk memproduksi produk tersebut

3.      Jumlah yang perlu diinvestasikan dalam kegiatan pemasaran seperti periklanan dan penjualan langsung

4.      Jumlah yang perlu diinvestasikan dalam litbang (penelitian dan pengembangan)

Selanjutnya, eksekutif tersebut ingin dapat mensimulasikan empat kuartal kegiatan dan menghasilkan dua laporan-suatu pernyataan operasi yang mencakup nilai-nilai non-keuangan yang penting seperti potensi pasar (permintaan) dan kapasitas pabrik, serta suatu pernyataan laba-rugi yang mencerminkan hasil-hasil dalam istilah-istilah keuangan.

Input Model

Input model terdapat dua model yaitu untuk memasukkan data skenario bagi kuartal sebelumnya dan untuk memasukkan data skenario bagi kuartal berikunya. model input yang digunakan untuk memasukkan elemen-elemen skenario untuk kuartal terakhir atau  yang lalu. Sebagian dari elemen-elemen itu berhubungan dengan perusahaan-kapasitas pabrik; jumlah unit yang dihasilkan, nilai mata uang dari bahan baku, dan seterusnya. Elemen-elemen yang lain berhubungan dengan pengaruh lingkungan perusahaan-indeks ekonomi, indeks musiman, harga pesaing, dan pemasaran pesaing.

Model input yang menunjukkan elemen-elemen skenario untuk kuartal berikutnya. Eksekutif menyatakan berapa banyak kuartal yang ingin disimulasikan. Kemudian mereka memasukkan perkiraan untuk indeks ekonomi dan musiman, serta perkiraan harga dan pemasaran pesaing.

Dibagian bawah dari layar, eksekutif memasukkan empat keputusan, dengan kotak di sebelah kanan tempat menampilkan laba setelah pajak yang dihasilkan. Layar itu dapat mengakomodasi keputusan-keputusan untuk empat kuartal. Layar tersebut juga menampilkan nilai-nilai awal (default).

Output Model

Kegiatan kuartal berikut (kuartal 1) disimulasikan, dan laba setelah pajak ditampilkan di layar. Eksekutif mempelajari angka itu dan memutuskan set keputusan yang akan digunakan pada kuartal 2. Keputusan-keputusan ini dimasukkan dan simulasi tersebut diulang. Proses ini berlanjut hingga keempat kuartal telah disimulasikan.

Eksekutif dapat memperoleh lebih banyak output terinci dalam bentuk tampilan atau cetakan. Laporan operasi dan laporan laba-rugi ditampilkan pada layar yang berbeda.

9.6. Keuntungan dan Kerugian Pembuatan Model

Seorang manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut:

·         Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar. Dapat dipastikan, pada setiap proyek model mempelajari sesuatu yang baru mengenai sistem fisik.

·         Kecepatan proses simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat. Dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk beberapa bulan, kuartal, atau tahun.

·         Model menyediakan daya prediksi-suatu pandangan ke masa depan-yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi ini.

·         Model lebih murah daripada metode trial error, proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu pengembangan serta perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang buruk.

Keuntungan pembuatan model ini diimbangi  oleh dua kerugian utama model:

·         Kesulitan pembuatan model sistem bisnis akan menghasilkan suatu model yang tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru dijelaskan seseorang dalam perusahaan harus memperkirakan nilai-nilai dari elemen-elemen data skenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat diperlukan dalam menerapkan keputusan yang didasarkan pada hasil simulasi.

·         Keahlian matematika tingkat tinggi diperlukan untuk mengembangkan sendiri model-model yang yang lebih kompleks. Keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat.

Sudah lama manajer menganggap kerugian pembuatan model melebihi keuntungannya. Situasi ini sedang berubah, berkat kombinasi peralatan pembuatan model yang lebih memudahkan pemakai dan manajer yang lebih mengerti informasi dan computer.

Output Grafik

Output laporan dan model dapat dihasilkan dalam bentuk table atau grafis. Hingga awal 1980-an grafik computer tidak dianggap serius sebagai suatu pilihan output. Kemudian, datanglah computer mikro dan Lotus memungkinkan pemakai secara mudah menampilkan dan mencetak informasi dalam bentuk grafik.

            Keberhasilan Lotus juga mendorong pemasok lain untuk mengembangkan perangkat lunak dan perangkat keras grafik. Produk-produk ini telah dipromosikan sebagai berperan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Dalam banyak kasus memang demikian, tetapi keberhasilan tidak selalu dapat dipastikan. Grafik bekerja sangat baik pada situasi tertentu, dan format table bekerja sangat baik pada situasi lain.

Kapan Menggunakan Grafik

Sirkka L. Jarvenpaa, seorang professor SIM di University of Texas di Austin, dan Gray W. Dickinson, seorang professor SIM di University of Minnesota, mempelajari keuntungan dan kerugian relative dari output table dan grafik. Berdasarkan penemuan mereka, mereka menyarankan penggunaan grafik jika:

·         Mencari ikhtisar data secara tepat

·         Mendeteksi trens dari waktu ke waktu

·         Meramal (forecasting) kegiatan

·         Mencari gambaran yang relatif sederhana dari sejumlah besar informasi

Para peneliti tersebut menyarankan bahwa penyajian tabel digunakan jika setiap nilai data perlu dibaca.

Garfik Apa yang Digunakan

Jarvenpaa dan Dickson juga menawarkan kiat-kiat berikut saat memilih antara berbagai jenis grafik :

·         Bagian grafik atau batang (line or bar charts) dipilih untuk mengikhtisarkan data.

·         Bagan garis atau batang berkelompok (grouped line or bar charts) baik untuk memperlihatkan trend dari waktu ke waktu.

·         Bagan batang berkelompok lebih baik dari bagan lingkaran (pie chart) untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.

·         Bagan garis atau bagan berkelompok baik untuk membandingkan berbagai pola variabel. Teknik ini lebih baik daripada bagan garis atau batang bertumpuk (stacked line or bar charts).

·         Gunakan bagan horizontal daripada batang vertikal saat membandingkan berbagai variabel. Ini merupakan pengungkapan baru, mengingat batang vertikal begitu sering digunakan.

·         Tempatkan nilai data di ujung batang horizontal dalam untuk memudahkan pembacaan.

·         Gunakan bagan garis tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data individual antarvariabel.

Manajer dana spesialis informasi perlu mempelajari tugas yang harus dilaksanakan dan menyesuaikan output sesuai dengan tugas tersebut. Keberhasilan terbaik akan tercapai dengan merancang output grafik yang digunakan untuk memecahkan jenis-jenis masalah yang khusus.

9.7 SIM dan Pertimbangan Faktor Manusia

Berbagai proyek dan aplikasi komputer yang mengembangkan aplikasi tersebut selalu berada di bawah pengaruh-pengaruh tertentu. Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia (human faktors consideration).

Rasa takut sebagai Dasar Pertimbangan Faktor Manusia

Para pegawai dari perusahaan yang memasang sistem pengolahan data pertama mengalami rasa takut. Mereka takut bahwa komputer akan membuat mereka diberhentikan, dan di beberpa perusahaan hal itu memang terjadi. Para pegawai takut bahwa “big brother” akan menggunakan sistem unutk memata-matai mereka dan melanggar privacy mereka.

            Yang perlu diingat adalah kenyataan bahwa SIA, SIM dan aplikasi virtual seperti surat elektronik merupakan sistm-sistem organisasi. Dengan demikian sistem tersebut diterapkan untuk memenuhi kebutuhan imi dari kelompok besar daripada perorangan.

            DSS dan sistem berbasis pengetahuan, sebaliknya, mengakibatkan lebih sedikit ancaman perilaku. Alasannya adalah sistem-sistem ini biasanya diterpakan atas permintaan pemakai mengambil manfaat dari penggunaannya.

Bagaimana pegawai mengungkapkan rasa takut mereka

            Jika para pegawai takut terhadap komputer, mereka mungkin bereaksi dengan berbagai cara. Teanggapan terbaik adalah mengungkapkan secara terbuka ketakutan mereka kepada manajemen. Manajemen lalu berkesempatan untuk menanggapi dan meredakan rasa takut tersebut. Namun, sering para pegawai menyimpan rasa takut mereka dan diam-diam menyabot sistem.

Bagaimana manajer mengungkapkan rasa takut mereka

            Para manajer juga memiliki ketakutan sendiri. Kadang-kadan manajer di suatu area fungsional tidak ingin berbagi informasi dengan yang lain. Alasannya adlah mereka telah bersusah payah mengumpulkan informasi dan seharusnya dapat mengendalikan penggunaanya ( data itu milik mereka). Walaupun sikap itu jelas tidak menguntungkan perusahaan sebagai satu kesatuan, sikap tu merupakan realitas sifat manusia.

Program untuk mengurangi rasa takut dan dampaknya

            Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapatmempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

1.      Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job echancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulah dan membosankan serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.

2.      Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oeleh manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup merupakan contoh strategi ini.

3.      Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialis informasi dan manajemen. Hubungan tersebut  tercapai dengan bersikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer, dan dengan berpegang pada janji.

4.      Menyelaraskan kebutuhan pegawai  dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan kepada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu memenuhi kebutuhan mereka.

9.8 Menempatkan SIM dalam Perspektif

            SIM merupakan upaya organisasi pertamayang tujuan utamanya menyediakan informasi bagi menajemen ( karena itu dinamakan sistem informasi manajemen). Ternyata SIM perusahaan menyediakan informasi bagi orang-orang selain manajer melainkan juga kepada para non-manajer di dalam perusahaan. Belakangan, dengan populernya sistem informasi antarorganisasi, orang-orang diluar perusahaan juga menerima output SIM.

            Selain melayani lebih banyak orang daripada manajer perusahaan, SIM mulai diidentifikasi dengan komputasi bisnis secara umum. Istilah yang paling luas digunakan untuk mengartikan komputasi bisnis itu adalah SIM.

DAFTAR PUSTAKA

www.sentranet.co.id/component/content/article/46-ict-world/93-apa-itu-sistem-informasi-manajemen.html

rikonindo.blogspot.in/2011/10/konsep-subsistem-informasi-organisasi.html