14. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

14. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

14.1. Fungsi Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam area fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI. Kita menggunakan istilah direktur SDM untuk menjelaskan orang yang bertanggung jawab atas SDM. Direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.

Kegiatan Umum SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama :

·         Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring)   SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

·         Pendidikan dan Pelatihan   Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.

·         Manajemen Data   SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

·         Penghentian dan Administrasi Tunjangan   Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter gigi, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa dating. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system), atau HRIS. Istilah sistem manajemen sumber daya manusia (human resource management system), atau HRMS semakin popular, tetapi kita akan menggunakan istilah HRIS karena masih digunakan secara luas.

      Walau mudah menganggap HRIS sebagai sistem berbasis computer, pandangan ini dapat menyesatkan, karena dua alasan. Pertama, sejumlah besar HRIS tidak berbasis computer, dan kedua, istilah ini juga diterapkan pada orang-orang yang bekerja dengan computer. Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksi HRIS yang bertanggung jawab mengelola sistem konseptual dari data dan informasi sumber daya manusia.

14.2. Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Healty Administration), dan AAP (Affirmative Action Program), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistic bagi pemerintah nasional yang menunjukkan sampai sajauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis computer.

      Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (information-oriented personnel system).  Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di computer berskala besar yang ditempatkan di SI.

      Saat computer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (stand-alone) beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas computer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang computer mini bahkan mainframe mereka sendiri.

14.3 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

            Suatu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lainnya adalah beragamnya aplikasi yang dimungkinkan. Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada  penyimpanan komputer.

14.4 Bagaimana Manajer Menggunakan Siste Informasi Berbasis Komputer

            Sistem Informasi Berbasis Komputer serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian manajer diseluruh perusahaan. Seperti halnya semua manajer berminat pada sumber daya uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.

            Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA didalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit – unit didalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Contohnya, manajer perencanaan SDM secera khusus tertarik pada subsistem perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program kompensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi. Setiap hari, para manajer di seluruh perusahaan menggunakan informasi personalia.