PENGEMBANGAN BISNIS/STRATEGI &
SOLUSI TEKNOLOGI INFORMASI
7.1 DASAR PERENCANAAN
Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah
organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri
mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu
dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada
kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis
menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi.
Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap
setimbang.
Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat
penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari
perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya
pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara
teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat.
Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi
informasi.
Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat
karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus
dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan
daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya
teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat
dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan
profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan
biaya.
Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi
dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi
organisasi dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran
strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif
dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang
dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan
meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.
Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk
menunjang strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren
bisnis di masa depan. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat
mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek,
menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis. Disamping
itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada
kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.
Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi
bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan
bagi manajemen, tetapi juga dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen
yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara berbagai
pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila
semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumberdaya yang
berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan. Sistem
informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya
sebagai berikut.
1. Minimize Risk
Setiap
bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada
umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek
eksternal lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis
aplikasi telah tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi
oleh bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning
expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan
sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2. Reduce Cost
Peran
teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya
operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat
empat cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem
informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses,
integrasi proses sehingga lebih cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.
3. Added Value
Teknologi
informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Penciptaan value
ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk menciptakan
loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.
4. Create New Realities
Pesatnya
teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di
dunia maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty,
e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era
globalisasi informasi.
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi
dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi
yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan
dalam bidang manajemen sistem informasi. Perubahan yang terjadi adalah dengan
diterapkannya perencanaan strategis sistem informasi. Seiring dengan
perkembangan dunia bisnis, peningkatan perencanaan strategis sistem informasi
menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen sistem informasi.
Perencanaan strategis sistem informasi diperlukan agar
sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan
penerapan sistem informasi manajemen, serta memaksimalkan hasil investasi dari
teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang baik akan membantu sebuah organisasi
dalam pengambilan keputusan untuk merealisasikan rencana bisnisnya. Dengan
demikian, penerapan teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan
adalah salah satu cara yang paling efektif dalam untuk meningkatkan performa
bisnis. Strategi sistem informasi dipengaruhi oleh strategi-strategi lain yang
diterapkan perusahaan dan selalu memiliki konsekuensi. Empat komponen
infrastruktur sistem informasi menjadi kunci strategi sistem informasi.
7.2 TANTANGAN IMPLEMENTASI
Tantangan dalam implementasi pengembangan system
informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi
yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan
tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi
goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system
informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi
keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.
Masalah yang dihadapi
dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :
1. Pengguna tidak mengetahui
kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang
dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer
juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga
karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga
program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan
dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa
diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan
untuk digunakan.
2. Kedua belah pihak tidak memahami
asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga
pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover
oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan
masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti
melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu
aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai
program untuk melakukan entry data.
3.
Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama,
dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan
berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya
semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan.
Alasan
mengapa sistem informasi menjadi tantangan manajemen adalah karena keamanan
sistem informasi memerlukan sumber organisasi dan manajemen seperti bermacam
teknologi. Menyusun kerangka yang baik untuk keamanan dan kontrol meminta
keahlian dalam mengimbangi risiko, reward, dan kapabilitas operasional
perusahaan.
Ada banyak teknologi alternatif
untuk membantu perusahaan mencapai keamanan dan kontrol, namun dalam disiplin
organisasi diminta untuk menggunakan teknologi-teknologi yang tersedia secara
efektif. Yaitu mendesain sistem baik diluar kontrol maupun di bawah kontrol,
artinya kontrol yang efektif tapi tidak mengecilkan otoritas individu dari
menggunakan suatu sistem masih sulit untuk dirancang.
Bentuk-bentuk
tantangan manajemen adalah sebagai berikut :
1. Tantangan investasi sistem informasi
Pentingnya sistem informasi
sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula
bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari
investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling
besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka
benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka keluarkan untuk
sistem informasi.
2.
Tantangan stratejik bisnis
-
Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis
yang penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk
menghargai aset komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi
mereka untuk bekerja.
-
Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan
organisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.
-
Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang
asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan
desain ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku
pengelolaan (manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja
yang kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang
modelnya tidak efisien.
3.
Tantangan globalisasi
-
Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi
global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk
di berbagai negara yang berbeda.
-
Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka
bisnis harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi,
menciptakan akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain
proses bisnis transnasional.
4.
Tantangan infrastruktur teknologi informasi
-
Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi
yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi
strategi dan pelaksanaan bisnisnya.
-
Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak
perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi
mereka.
5.
Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan.
-
Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar,
mereka juga menciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti
ancaman ke individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah
kesehatan yang berhubungan dengan komputer, kejahatan komputer dan eliminasi
pekerjaan.
-
Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan
terinformasi yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi
sampai ke yang negatif.
Solusi
Salah satu hal yang harus jelas: keamanan dan
kendali harus menjadi suatu prioritas yang lebih tegas dan investasi akan sistem
informasi lebih ditekankan secara keseluruhan pada proses perencanaan
organisasi. Mengkoordinasi dan merencanakan keamanan perusahaan secara
keseluruhan dalam perencanaan bisnis menunjukkan bahwa keamanan itu sama
pentingnya bagi kesuksesan dari bisnis seperti semua fungsi bisnis yang lain.
Dukungan dan komitmen dari manajemen puncak diperlukan untuk menunjukkan bahwa
keamanan adalah prioritas dari perusahaan dan penting bagi semua aspek dari
bisnis tersebut.
Keamanan
dan kendali tidak pernah menjadi prioritas utama, kecuali jika ada kesadaran
akan pentingnya keamanan dari perusahaan.
7.3
Mengembangkan Sistem Bisnis
Pengembangan Sistem Informasi (SI)
Ketika pendekatan
sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem
informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan sistem
informasi (information systems development) atau pengembangan aplikasi (
application development). Bagian ini akan menunjukkan bagaimana pendekatan
sistem dapat digunakan untuk mengembangkan untuk mengembangkan aplikasi dan
sistem e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan,
dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).
Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem (system approach)
untuk penyelesaian masalah menggunakan orientasi sistem untuk merumuskan
masalah dan peluang serta mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan
memformulasikan solusi melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah
ini :
1. Kenali
dan rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan pemikiran sistem
2. Kembangkan
dan evaluasi alternatif solusi sistem.
3. Pilih
solusi sistem yang memenuhi persyaratan anda.
4. Desain
solusi sistem yang dipilih.
5. Implementasikan
dan evaluasi kesuksessan sistem yang telah didesain.
Siklus Pengembangan Sistem
Menggunakan pendekatan sistem untuk
mengembangkan solusi sistem informasi dapat dipandang sebagai proses
multilangkah yang disebut siklus
pengembangan sistem informasi (information systems development cycle), yang
juga dikenal sebagai siklus hidup pengembangan sistem (systems development life
cycle - SDLC). Ada tiap langkah dalam proses ini yang mencakup langkah :
1. Investigasi
2. Analisis
3. Desain
4. Implementasi
5. pemeliharaan
Akan tetapi, anda harus menyadari
bahwa semua aktivitas yang terlibat sangat berhubungan satu sama lain dan
saling terkait. Oleh karena itu, pada praktiknya, beberapa aktivitas
pengembangan bisa muncul pada saat bersamaan. Jadi bagian yang berbeda dari
proyek pengembangan bisa jadi pada tingkat yang berbeda pada siklus pengembangan.
 |
Pembuatan Prototipe
Proses pengembangan sistem sering
kali mengambil format, atau mencakup pendekatan pembuatan prototipe. Pembuatan
prototipe (prototyping)adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap
model kerja, atau prototipe, dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif
dan berulang-ulang yang bisa digunakan oleh ahli SI dan praktisi bisnis.
Pembuatan prototipe membuat proses pengembangan lebih cepat dan lebih mudah,
khususnya untuk proyek di mana persyaratan pemakai akhir sulit dirumuskan.
Karena itulah, pembuatan prototipe terkadang disebut juga desain aplikasi cepat
(rapid application design – RAD). Pembuatan prototipe juga membuka proses
pengembangan aplikasi untuk pemakai akhir karena pembuatan prototipe
menyederhanakan dan mempercepat desain sistem. Jadi, pembuatan prototipe telah
memperluas peran pemilik kepentingan bisnis yang dipengaruhi oleh sistem yang
diusulkan, dan memungkinkan untuk mempercepat proses pengembangan yang lebih
tanggap, yang disebut juga pengembangan sistem yang lincah ( agile systems development
– ASD).
 |
Proses Pembuatan Prototipe
Pembuatan prototipe dapat digunakan
untuk aplikasi besar dan aplikasi kecil. Umumnya, sistem bisnis besar masih
perlu menggunakan pendekatan pengembangan sistem tradisional, tetapi sebagian
sistem tersebut sering kali dapat dibuatkan prototipenya. Prototipe aplikasi
bisnis yang diperlukan oleh pemakai akhir dikembangkan secar cepat dengan
menggunakan berbagai alat software pengembangan aplikasi. Kemudian sistem prototipe
tersebut diperbaiki berkali-kali hingga dapat diterima.
Contoh proses pengembangan sistem
berbasis prototipe untuk aplikasi bisnis
·
Tim.
Beberapa pemakai akhir dan pengembang SI membentuk tim untuk mengembangkan
aplikasi bisnis.
|
·
Skematis.
Desain
skematis prototipe awal dikembangkan.
|
·
Presentasi.
Beberapa koneksi rutin dan layar disajikan ke pemakai.
|
·
Prototipe.
Skematis
diubah menjadi prototipe tunjuk dan klik sederhana dengan menggunakan alat
pembuat prototipe .
|
·
Tanggapan
(feedback). Setelah tim menerima tanggapan dari pemakai, prototipe diulangi .
|
·
Konsultasi.
Konsultasi dilakukan dengan konsultan TI untuk mengidentifikasi perbaikan
potensial dan kesesuaian dengan standar yang ada .
|
·
Penyelesaian.
Prototipe dikonversi menjadi aplikasi akhir.
|
·
Penerimaan.
Para pemakai meninjau dan menerima sistem bisnis yang baru.
|
·
Instalasi.
Software bisnis yang baru diinstal pada server jaringan.
|
Memulai Proses Pengembangan Sistem
Tahap investigasi sistem merupakan
langkah pertama dalam proses pengembangan sistem. Tahap inidapat melibatkan
pertimbangan proposal yang dihasilkan dari proses perencanaan bisnis/ IT. Tahap
investigasi juga termasuk studi awal solusi sistem informasi yang diusulkan
untuk memenuhi prioritas bisnis perusahaan dan peluang seperti yang
diidentifikasi proses perencanaan.
Analisis Sistem
Jika ingin mengembangkan aplikasi
baru secepatnya atau dilibatkan dalam poyek jangka panjang, perlu melakukan
beberapa aktivitas dasar analisis sistem. Analisis sistem merupakan studi
mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang
menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain
sistem informasi baru. Analisis sistem secara tradisional melibatkan studi yang
rinci mengenai :
1. Informasi
yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir seperti diri sendiri
2. Aktivitas,
sumber daya, dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yang saat ini
digunakan.
3. Kemampuan
sistem informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan pemilik
kepentingan bisnis lainnya yang mungkin menggunakan sistem ini.
·
Analisis Organisasional
Analisis
organisasional merupakan langkah pertama yang penting dilakukan dalam analisis
sistem. Anggota tim pengembangan harus mengetahui tentang organisasinya, struktur
manajemennya, orang-orangnya, aktivitas bisnisnya, sistem lingkungan yang
terkait, dan sistem informasi baru. Anggota tim harus mengetahui informasi ini
secara lebih rinci untuk unit bisnis tertentu atau kelompok kerja pemakai akhir
yang akan terpengaruh oleh sistem informasi yang baru atau yang lebih baik yang
diusulkan.
·
Analisis Sistem yang Ada
Sebelum
mendesain sistem baru, perlu mempelajari sistem yang akan ditingkatkan atau
diganti (jika ada). Juga diperlukan menganalisis bagaimana sistem ini
menggunakan hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia untuk
mengubah sumber data, sepert data tansaksi ke produk transaksi ke produk
informasi, seperti laporan dan tampilan. Kemudian mendokumentasi bagaimana
aktivitas sistem informasi input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan
pengendalian dilaksanakan.
·
Analisis Persyaratan Fungsional
Langkah
analisis sistem ini adalah satu dari yang paling sulit dalam menentukan
kebutuhan informasi bisnis khusus. Misalnya :
1. Pertama perlu menentukan jenis informasi apa
yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas bisnis (bagaimana formatnya, volumenya,
dan frekuensinya serta waktu responsnya).
2. Kedua,
harus mencoba menentukan kemampuan pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk
setiap aktivitas sistem (input, pemrosesan, penyimpanan, output, pengendalian)
untuk memenuhi kebutuhan informasi.
3. Harus
mencoba mengembangkan persyaratan fungsional. Persyaratan fungsional merupakan
persyaratan informasi pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware,
software, jaringan, data, dan sumber daya manusia yang saat ini digunakan oleh
pemakai akhir atau akan digunakan dalam sistem yang baru.
Desain Sistem
Analisis
sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai. Desain sistem menentukan bagaimana sistem akan
memenuhi tujuan tersebut. Desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang
menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang
dikembangkan dalam proses analisis sistem.
·
Desain Interface Pemakai
Desain
interface pemakai merupakan komponen sistem yang terdekat dengan pemakai alhir
bisnis, dan hal yang paling dapat membantu desain. Aktifitas desain interface
pemakai berfokus pada dukungan interaksi antara pemakai akhir dan aplikasi
berbasis komputer. Para perancang memfokuskan pada bentuk desain yang menarik
dan efisien dari input dan output pemakai, seperti halaman Web intranet dan
internet yang mudah digunakan.
·
Spesifikasi Sistem
Spesifikasi
sistem memformulasikan desain metode interface pemakai dan produk aplikasi,
struktur database, serta pemrosesan dan prosedur pengendalian.
Pengembangan Pemakai Akhir
Pada
pengemabangan pemakai akhir (end user development), praktisi SI memainkan peran
sebagai konsultan, sementara anda melakukan pengembangan aplikasi anda sendiri.
Kadang – kadang staf dari konsultan pemakai dan pemakai akhir lainnya siap
membantu anda dalam usaha pengembangan aplikasi anda. Bantuan ini mungkin
termasuk pelatihan penggunaan paket aplikasi, pemilihan hardware dan software, dampingan
untuk mendapat akses ke database organisasi dan ada dampingan dalam
menganalisis, mendesain, dan mengimplementasikan aplikasi bisnis TI yang
dibutuhkan.
·
Fokus Aktivitas SI
Perlu diingat
bahwa pengembangan pemakai terakhir harus berfokus pada aktivitas dasar dari
sistem informasi yaitu input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan
pengendalian.
Dalam
menganalisa aplikasi potensial, pertama – tama harus berfokus pada output yang
akan dihasilkan oleh aplikasi. Kemudian harus memeriksa persyaratan pemrosesan
(processing).
Jika
kemungkinan akan menemukan bahwa output yang diinginkan tidak bisa diproduksi
dari input yang ada, maka harus melakukan penyesuaian pada output yang
diinginkan atau mencari sumber tambahan data input, termasuk data yang disimpan
dalam file dan database dari sumber eksternal. Komponen penyimpanan (storage)
akan bervariasi sesuai kepentingan aplikasi pemakai akhir.
Keperluan
pengukuran pengendalian (control) untuk aplikasi pemakai akhir sangat
bervariasi bergantung pada ruang lingkup dan durasi aplikasi, jumlah dan sifat
alami pemakai aplikasi, dan sifat alami dati data yang terlibat. Sebagai
contoh, pengukuran pengendalian diperlukan agar terlindung dari hilangnya data
secara mendadak atau kerusakan file pemakai akhir. Perlindungan yang paling
dasar untuk menjaga dari hilangnya data ialah dengan membuat salinan dari file
aplikasi secara berturut – turut dan sistematis.
·
Melakukan Pengembangan Pemakai Akhir
Dalam
pengembangan pemakai akhir, anda dan praktisi bisnis lainnya dapat mengembangkan
cara baru atau cara yang lebih baik untuk melakukan tugas anda tanpa
keterlibatan langsung dari ahli SI. Kemampuan pengembangan aplikasi yang
dibangun pada berbagai paket software pemakai akhir telah menjadikanya lebih
mudah digunakan bagi banyak pemakai untuk mengembangkan solusi berbasis
komputer.
7.4
PENGIMPLEMENTASIAN SISTEM BISNIS
7.4.1 Implementasi
Setelah
sistem informasi yang baru dirancang, sistem tersebut harus diimplementasikan
sebagai sistem kerja, dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Proses
implementasi yang akan kita bahas dalam bagian ini adalahkelanjutan dari tahap
investigasi, analisis, dan desain siklus pengembangan sistem. Implementasi
adalah langkah yang vital dalam pengembangan teknologi informasi untuk mendukung
karyawan, pelanggan, dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.
7.4.1.1 Menganalisis InterContinental
Hotels, Del Taco, dan Cardinal Health.
Dalam
kasus ini menunjukkan beberapa tantangan dan strategi yang terlibat dalam
pengelolahan dan pembaruan sistem bisnis inti. Bagi InterContinental Hotels,
hal ini mencakup instalasi sistem reservasi pusat yang baru dan sistem
manajemen operasional lokal untuk 3200 hotel. Strategi InterContinental Hotels
mencakup keterlibatan penuh dari pemakai, penyewa subkontraktor untuk
menyebarkan sistem yang baru di hotel dan melaksanakan pelatihan, dan
memperkerjakan manajer proyek yang berbakat.
7.4.2 Mengimplementasikan Sistem Baru
Gambar
umum proses implementasi
 |
Dari gambar di atas
mengilustrasikan bahwa tahap implementasi sistem melibatkan pemerolehan
hardware dan software, pengembangan software, pengujian program dan prosedur,
konversi sumber data, dan berbagai alternatif konversi. Hal ini juga melibatkan
pelatihan dan pendidikan pemakai akhir dan para ahli yang akan menjalankan sistem
yang baru tersebut.
Implementasi
dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Akan tetapi, hal
ini vital dalam memastikan kesuksesan sitem yang baru dikembangkan, karena
meskipun mesin tersebut didesain dengan baik, sistem tersebut akan gagaljika
tidak diimplementasikan dengan baik. Oleh sebab itu, proses implementasi
biasanya memerlukan usaha manajemen proyek dari para manajer unit bisnis.
7.4.3 Mengevaluasi Hardware, Software,
dan Layanan
Perusahaan
besar dapat meminta pemasok untuk menyajikan tawaran dan proposal berdasarkan
spesifikasi sistem yang dikembangkan pada saat tahap desain pengembangan
sistem.Karakteristik minimum untuk kinerja dan fisik semua hardware dan
software ditentukan dengan membuat daftarnya dalam dokumen yang disebut
permintaan proposal (Request For
Proposal – REF) atau (Request For Quotation – RFQ) permintaan daftar harga.
Kemudian mereka mengirim REF atau RFQ ke pemasok yang sesuai, yang
menggunakannya sebagai dasar untuk menyiapkan usulan persetujuan pembelian.
Perusahaan
besar sering mengevaluasi hardware dan software yang diusulkan dengan meminta
pemprosesan program pengujian benchmark khusus dan data pengujian.
Benchmarking
mensimulasi pemprosesan pekerjaan khusus dibeberapa komputer dan
mengevaluasi kinerjanya. Kemudian pemakai dapat mengevaluasi hasil penguji
untuk menentukan alat hardware atau paket software mana yang menampilkan
karakteristik kinerja terbaik.
7.4.3.1
Faktor Evaluasi Hardware
Ketika
mengevaluasi hardware yang dibutuhkan oleh aplikasi bisnis yang baru, anda
harus meneliti karakteristik kinerja dan fisik tertentu untuk setiap sistem
komputer atau komponen periferal yang dibutuhkan.
Perhatikan,
bahwa banyak hal lagi yang harus dievaluasi mengenai hardware daripada
menentukan alat komputasi yang tercepat dan termurah. Misalnya, pertanyaan
mengenai keusangan harus diajukan dengan membuat evaluasi teknologi. Faktor
ergonomi juga sangat penting. Faktor-faktor ergonomi memastikan bahwa software
dan hardware komputer ramah pakai, yang artinya aman, nyaman, dan mudah
digunakan. Konektivitas adalah faktor evaluasi yang juga sangat penting, karena
banyak teknologi jaringan dna alternatif bandwith yang tersedia untuk
menghubungkan sistem komputer ke jaringan internet, internet dan eksternet.
7.4.3.2
Faktor Evaluasi Software
Anda
juga harus mengevaluasi software menurut banyak faktor yang mirip dengan yang
digunakan untuk evaluasi hardware. Jadi, faktor-faktor kinerja, biaya,
keandalan, ketersediaan, kompatibilitas, modularisasi, teknologi, ergonomi, dan
pendukung harus digunakan untuk mengevaluasi akuisisi software yang diusulkan.
Akan tetapi selain tu, faktor-faktor evaluasi software juga harus
dipertimbangkan. Misalnya, beberapa paket software sangat lambat, sulit
digunakan, dipenuhi dengan kecacatan, atau didokumentasikan dengan buruk. Paket
tersebut bukan pilihan yang baik, meskipun ditawarkan dengan harga yang
menarik.
7.4.3.3
Evaluasi Layanan SI
Ebanyakan
pemasok produk hardware dan software dan banyak perusahaan lainnya menawarkan
berbagai layanan SI ke pemakai akhir dan organisasi. Contohnya dampingan dalam
pengembangan situs WEB perusahaan, instalasi atau konversi hardware dan
software baru, pelatihan karyawan, dan pemelihara hardware. Beberapa dari
layanan ini disediakan gratis oleh produsen hardware dan pemasok software.
Jenis-jenis
lain dari layanan SI yang dibutuhkan oleh bisnis dapat melakukan outsourcing ke
perusahaan luar dengan harga yang dinegosiasikan. Misalnya, integrator sistem
mengamil ahli seluruh tanggung jawab atas fasilitas komputer perusahaan ketika
organisasi melakukan outsourcing untuk operasional komputernya. Mereka juga
dapat juga memiliki tanggung jawab untuk menggembangkan dan mengimplementasikan
proyak pengembangan sistem yang besar yang melibatkan banyak pemasok
subkontraktor.
7.4.4 Aktivitas Implementasi Lainnya
Pengujian,
konversi data, dokumentasi, dan pelatihan adalah kunci utama agar implementasi
sistem bisnis yang baru dapat berhasil.
7.4.4.1 Pengujian
Pengujian sistem dapat
melibatkan pengujian dan debugging software, pengujian kinerja situs WEB, dan
pengujian hardware baru. Bagian penting dari pengujian adalah peninjauan
tampilan, laporan dan output lainnya dari prototipe. Prototipe harus ditinjau
oleh pemakai akhir dari sistem tersebut untuk mengetahui kemungkinan kesalahan.
Tentu saja, pengujian seharusnya tidak hanya terjadi selama tahap implementasi
sistem, namun selama seluruh proses pengembangan sistem. Misalnya anda dapat
memeriksa dan mengkritik dokumen input, tampilan layar, dan prosedur pemrosesan
dari prototipe selama tahap desain sistem. Pengujian pemakai akhir dengan
segera merupakan salah satu manfaat dari proses pembuatan prototipe.
7.4.4.2 Konversi Data
Saat ini, implementasi
sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian
software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi
yang paling penting yang dibutuhkan ketika menginstal software baru dalam kasus
ini disebut Konversi Data. Misalnya, penginstalan paket software yang baru
dapat memerlukan konversi elemen data didata base yang dipengaruhi oleh
aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas konversi data
lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat,
penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa
database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database,
data-mart, dan gudang data.
7.4.4.3 Dokumentasi
Pengembangan
dokumentasi pemakai merupakan bagian yang penting dalam proses implementasi.
Layar tampilan entry data, formulir, dan laporan adalah contoh-contoh
dokumentasi. Ketika metode rekayasa sistem berbantuan komputer digunakan,
dokumentasi dapat diciptakan dan diubah dengan mudah karena disimpan dan dapat
diakses dengan menggunakan disket di tempat penyimpanan sistem. Dokumentasi
merupakan metode komunikasi antar orang-orang yang bertanggung jawab untuk
menggembangkan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem berbasis komputer.
Dokumentasi sangat penting dalam mengdiagnosis kesalahan dan membuat perubahan,
khususnya jika pemakai akhir atau analisis sistem yang mengembangkan suatu
sistem tidak lagi berkerja di organisasi tersebut.
7.4.4.4 Pelatihan
Pelatihan merupakan
aktivitas implementasi yang vital. Personel SI, seperti konsultan pemakai,
harus memastikan bahwa para pemakai akhir terlatih untuk menjalankan sistem
bisnis yang baru atau implementasinya akan gagal. Pelatihan dapat melibatkan
hanya aktivitas entri data, atau juga dapat melibatkan semua aspek dari
pengguna sistem yang baru tersebut. Selain itu, manajer dan pemakai akhir harus
dididik mengenai dampak teknologi yang baru terhadap manajemen dan operasional
binis perusahaan.
7.4.4.5 Metode Konversi
Operasi awal dari
sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan
proses konversi dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke oprasi aplikasi
yang baru atau yang lebih baik. Metode konversi dapat mempermudah pengenalan
teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi.
Ada 4 bentuk utama dari konversi sistem, yang
mencakup :
1. Konversi
Paralel
2. Konversi
Bertahap
3. Konversi
Percontohan
4. Konversi
Langsung
7.4.4.6 Pemeliharaan SI
Setelah sistem
diimplementasikan secara penuh dan digunakan dalam operasional bisnis, fungsi
pemeliharaan dimulai. Pemeliharaan sistem adalah pengawasan, evaluasi, dan
modifikasi sistem bisnis operasional untuk menghasilkan perbaikan yang lebih
diinginkan atau perlu. Misalnya, implementasi sistem yang baru biasanya
menghasilkan fenomena yang disebut kurva belajar.
Pemeliharaan juga
mencakup modifikasi terhadap sistem yang telah dibentuk karena perubahaan dalam
organisasi bisnis atau lingkungan bisnis. Misalnya, peraturan pajak yang baru,
penyusunan ulang organissasi perusahaan, dan inisiatif e-business dan
e-commerce yang baru dapat memerlukan perubahan besar terhadap sistem bisnis
yang ada saat ini.
7.4.5 Mengelolah Perubahan
Organisasional
Implementasi
strategi bisnis/TI yang baru memerlukan pengelolaan pengaruh perubahan utama
dalam dimensi organisasi kunsi seperti proses bisnis, struktur organisasi,
peran manajerial, penugasan kerja karyawan, dan hubungan diantara pemilik
kepentingan yang muncul dari penyebaran sistem informasi bisnis yang baru.
7.4.5.1
Keterlibatan dan Resistensi Pemakai Akhir
Bagaimana
pun kita melakukan sesuatu, pasti ada resistensi dari orang-orang yang
mengalaminya. Misalnya, implementasi teknologi pendukung kerja yang baru dapat
membuat para karyawan ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut. Salah
satu kunvi untuk menyelesaikan masalah resistensi pemakai akhir terhadap
teknologi informasi yang baru adalah pendidikan dan pelatihan yang memadahi.
Bahkan yang lebih penting lagi adalah keterlibatan pemakaian akhir dalam
perubahan organisasi, dan dalam pengembangan sistem informasi yang baru.
7.4.6 Manajemen Perubahan
Orang
adalah fokus utama dari manajemen perubahan organisasi. Ini mencakup aktivitas
seperti pengembangan cara yang inovatif untuk mengukur, memotivasi, dan memberi
penghargaan atas kinerja. Demikian juga halnya dengan desain program untuk
merekrut dan melatih karyawan dalam kompetensi inti yang dibutuhkan dalam dunia
kerja yang terus berubah. Manajemen perubahan juga melibatkan analisis dan
definisi semua perubahan yang dihadapi oleh organisasi, dan mengembangkan
program untuk mengurangi resiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat
perubahan.
Beberapa
taktik utama yang direkomendasikan oleh para ahli perubahan adalah :
1.
Libatkan orang sebanyak mungkin dalam
perencanaan bisnis/TI dan pengembangan aplikasi.
2.
Buat perubahan konstan menjadi bagian
yang diharapkan dari budaya.
3.
Beritahukan kesetiap orang sebanyak
mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi.
4.
Berikan insentif keuangan dan pengakuan.
5.
Bekerjalah didalam budaya perusahaan,
bukan disekitarnya.
DAFTAR
PUSTAKA
O’Brien, James
A. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12.
Salemba Empat. Jakarta. 2005.
Loudon JP. Sistem Informasi Majemen, Jakarta, 2007
O’Brien
JA. 2005. Introduction to Information System 12th ed. Boston: McGraw-Hill Companies,
Inc.
Falahah,
Dhewanto Wawan , ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis,
Informatika, Bandung, 2007
Noviyanto.
2010. Konsep-konsep dasar sistem informasi dalam bisnis. http://viyan.staff.gunadarma.ac.id. [25 Desember 2010]
http://teknologi.kompasiana.com/internet/2010/03/27/tantangan-implementasi-pengembangan-sistem-informasi-operasional-dan-ti-dibawah-kepemimpinan-manajemen/,
diakses pada 3 Maret 2012
http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2010/03/Tantangan-Manajemen.pdf,
diakses pada 3 Maret 2012
http://feby.blog.perbanas.ac.id/2009/06/18/tantangan-peluang-dan-solusi-sistem-informasi-manajemen/,
diakses pada 3 Maret 2012
