14. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

14. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

14.1. Fungsi Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam area fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI. Kita menggunakan istilah direktur SDM untuk menjelaskan orang yang bertanggung jawab atas SDM. Direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.

Kegiatan Umum SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama :

·         Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring)   SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

·         Pendidikan dan Pelatihan   Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.

·         Manajemen Data   SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

·         Penghentian dan Administrasi Tunjangan   Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter gigi, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa dating. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system), atau HRIS. Istilah sistem manajemen sumber daya manusia (human resource management system), atau HRMS semakin popular, tetapi kita akan menggunakan istilah HRIS karena masih digunakan secara luas.

      Walau mudah menganggap HRIS sebagai sistem berbasis computer, pandangan ini dapat menyesatkan, karena dua alasan. Pertama, sejumlah besar HRIS tidak berbasis computer, dan kedua, istilah ini juga diterapkan pada orang-orang yang bekerja dengan computer. Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksi HRIS yang bertanggung jawab mengelola sistem konseptual dari data dan informasi sumber daya manusia.

14.2. Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Healty Administration), dan AAP (Affirmative Action Program), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistic bagi pemerintah nasional yang menunjukkan sampai sajauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis computer.

      Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (information-oriented personnel system).  Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di computer berskala besar yang ditempatkan di SI.

      Saat computer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (stand-alone) beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas computer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang computer mini bahkan mainframe mereka sendiri.

14.3 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

            Suatu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lainnya adalah beragamnya aplikasi yang dimungkinkan. Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada  penyimpanan komputer.

14.4 Bagaimana Manajer Menggunakan Siste Informasi Berbasis Komputer

            Sistem Informasi Berbasis Komputer serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian manajer diseluruh perusahaan. Seperti halnya semua manajer berminat pada sumber daya uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.

            Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA didalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit – unit didalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Contohnya, manajer perencanaan SDM secera khusus tertarik pada subsistem perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program kompensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi. Setiap hari, para manajer di seluruh perusahaan menggunakan informasi personalia.

13 Sistem Informasi Keuangan

13 Sistem Informasi Keuangan

13.1 Model Sistem Informasi Keuangan

            Kita menggunakan istilah sistem informasi keuangan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik dalam maupun diluar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan, informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar.

            Seperti sistem informasi fungsional lainnya, sistem informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, sistem informasi akuntansi dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk mengumpulkan intelijen, juga terdapat pada sistem fungsional lainnya. Subsistem input ketiga, audit internal, terdiri dari auditor yang menganalisis sistem konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat.

            Tiga subsistem output mempengaruhi arus uang perusahaan. Subsistem peramalan (forecasting) memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Subsistem manajemen dana mengelola arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya yang tersedia.

            Seperti sistem informasi fungsional lainnya, subsistem output berisi berbagai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi.

13.2 Bagaimana Manajer menggunakan Informasi Keuangan

            Eksekutif dalam fungsi finansial seperti wakil presiden direktur keuangan dan controller menggunakan informasi yang dihasilkan oleh seluruh tiga subsistem output. Eksekutif lain, termasuk anggota dewan dire            ksi, juga menggunakan semua output. Manajer tingkat yang lebih rendah dan staf professional lebih memilih subsistem yang berhubungan dengan area tanggung jawab mereka. Contohnya, seorang analis investasi menggunakan subsistem manajemen dana, dan seorang manajer took bergantung pada subsistem pengendalian. Setiap hari, manajer di seluruh perusahaan menggunakan informasi keuangan.

Sistem Informasi Manufaktur

Sistem Informasi Manufaktur

12.1   Komputer Sebagai Bagian dari Sistem Fisik

Computer-Aided Design
Adalah yang semakin sering disebut komputer-aided engineering (CAE), melibatkan penggunaan computer untuk membantu rancangan produk yang akan dimanufaktur. CAD pertama keluar dalam industry dirgantara sekitar tahun 1960-an dan kemudian diambil alih oleh pembuat mobil. CAD digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumit seperti bangunan dan jembatan hingga bagian-bagian kecil.

Computer-Aided Manufacturing
Adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer seperti bor dan mesin bubut yang menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasiyang diperoleh dari database rancangan.

Robotik
Penerapan komputer yang lain dalam pabrik adalah robotik. Robotik melibatkan penggunaan robot industrial, alat yang secara otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur. Robotik dikenal dalam industri mobil sekitar tahun 1974.

12.2   Komputer sebagai Sistem Informasi

Sistem titik pemesanan kembali
Setelah computer pertama diterapkan secara berhasil dalam area akuntansi, komputer diberikan tugas mengendalikan persediaan. Pendekatan paling sederhana adalah pendekatan reaktif yaitu menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau suatu proses produksi. Tingkat barang yang berfungsi sebagai pemicu disebut titik pemesanan kembali, dan sistem yang mendasarkan keputusan pembelian pada titik pemesan kembali disebut titik pemesanan kembali.

Material requirements planning
Pada awal tahun 1960-an, Joseph Orlicky dari J. I. case company membuat suatu pendekatan baru untuk manajement material yang disebut material requirement planning. Material requirement planning adalah suatu strategi material proaktif. Material requirement planning lebih melihat ke masa depan dan mengidentifikasi material yang akan diperlukan, jumlahnya, dan tanggal diperlukan. Dari pada harus menunggu hingga saat memesan.
Komponen utama sistem material requirement planning

1.      Sistem penjadwalan produksi menggunakan empat file data dalam menyiapkan master production schedule.

2.      Sistem requirement planning menentukan berapa banyak material yang diperlukan untuk memproduksi jumlah unit yang diinginkan

3.      Sistem material requirements planning bekerja berhubungan dengan sistem capacity requirements planning untuk memastikan bahwa produksi terjadwal itu sesuai dengan kapasitas pabrik.

4.      Sistem pelepasan pesanan menggunakan jadwal pesanan terencana untuk input dan mencetak suatu laporan pelepasan pesanan.
Material requirement planning memungkinkan perusahaan mengelola materialnya secara lebih baik.

12.3. Model Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur mencakup semua aplikasi komputer dalam area manufaktur sebagai sistem konseptual.

Subsistem Input

Sistem informasi akuntansi mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasoknya.

Susistem industrial engineering menyerupai subsistem penelitian pemasaran karena terutama terdiri dari proyek-proyek pengumpulan data khusus. Dua subsistem ini berbeda karena subsistem industrial engineering mengumpulkan data dari dalam perusahaan bukannya dari lingkungan.

Subsistem intelijen manufaktur mengumpulkan data dari lingkungan. Pemasok dan serikat pekerja merupakan tanggung jawab khusus manufaktur.

Subsistem Output

Empat subsistem output mengukur tiap dimensi proses produksi. Subsistem produksi mengukur proses dalam hal waktu-menelusuri arus kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya. Subsistem persediaan mengukur volume aktivitas produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi. Subsistem kualitas mengukur kualitas material saat material tersebut diubah. Subsistem biaya mengukur biaya yang terjadi dalam proses produksi.

Sistem Informasi Akuntansi

Tugas mengumpulkan data yang menjelaskan operasi produksi paling baik dilaksanakan dengan menggunakan terminal pengumpulan data. Pegawai produksi memasukkan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media tersebut paling sering berbentuk dokumen dengan bar codes yang dapat dibaca secara optis. Media lain meliputi dokumen dengan tanda pensil yang dapat dibaca secara optik, dan kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca, data tersebut ditransmisikan ke komputer pusat untuk memperbaharui database sehingga mencerminkan status terkini sistem fisik.

Subsistem Industrial Engineering

Industrial engineering (IE) merupakan analis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. IE mengkhususkan diri dalam rancangan dan operasi sistem fisik tetapi juga memahami sistem konseptual. IE dapat merupakan seorang anggota tim proyek yang mengembangkan sistem pengumpulan data dan tiap subsistem output.

Bagian penting dari kerja IE melibatkan pengaturan standar produksi-suatu unsure penting dalam menerapkan management by exception di area manufaktur. IE menetapkan standar dengan mempelajari proses produksi untuk menentukan berapa lama waktu yang harus dihabiskan. Standar itu disimpan di dalam database dan dibandingkan dengan kinerja aktual yang disediakan oleh SIA. Penyimpangan yang cukup besar dilaporkan ke manajemen.

Subsistem Intelijen Manufaktur

Subsistem intelijen manufaktur membuat manajemen manufaktur tetap mengetahui perkembangan  terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material, dan mesin.

Informasi Pekerja

Manajer manufaktur sangat memperhatikan serikat pekerja yang mengorganisasikan para pekerja perusahaan. Jika para pekerja memilih untuk berserikat, suatu kontrak menjelaskan harapan dan kewajiban baik perusahaan maupun serikat. Informasi yang menjelaskan kinerja aktual dari kedua pihak harus dikumpulkan sehingga manajeman dapat memastikan bahwa syarat-syarat dalam kontrak terpenuhi.

Sistem Formal   Manajemen manufaktur memulai arus informasi pekerja dengan menyiapkan permintaan pekerja yang dikirimkan ke departemen sumber daya manusia. Sumber daya manusia kemudian mengumpulkan informasi dari berbagai elemen lingkungan dan menghubungi pelamar. Setelah para pelamar diseleksi, data pelamar dikirimkan ke manajemen manufaktur. Jika seseorang pelamar dipekerjakan, informasi pekerja dimasukkan ke dalam database sistem informasi sumber daya manusia ( HRIS) dan juga ke dalam file Gaji. Arus formal juga terjadi ketika pekerja berhenti. Arus informasi formal, yang merinci seberapa jauh syarat-syarat kontrak serikat diikuti, dapat pula menghubungkan manajemen manufaktur dan manajemen tingkat atas.

Sistem Informal   Arus informasi antara pekerja dan manajemen manufaktur sebagian besar bersifat informal. Arus itu berupa kontrak harian antara pekerja dan penyelia mereka. Terdapat juga hubungan komunikasi informal antara para pejabat serikat, departeman hubungan industrial, dan manajemen tingkat atas. Beberapa kelompok ini bekerja sama menyelesaikan permasalahan perburuhan.

Informasi Pemasok

Sebagian besar manajemen departemen pembelian memiliki beberapa pembeli yang mengkhususkan diri dalam memperoleh material kelas tertentu. Pemilihan pemasok terbaik merupakan elemen kunci dalam mencapai efisiensi dan kualitas produksi. Material yang dipesan harus tiba sesuai jadwal dan dengan tingkat kualitas yang diharapkan.

Pemasok dipilih melalui suatu proses seleksi, dan setelah satu pemasok dipilih, pembeli harus memantau kemampuan pemasok.

Input pemasok tersedia ketika wiraniaga pemasok menelepon pembeli dan memberikan manual dan catalog. Pembeli perusahaan juga menghubungi  pemasok melalui telepon untuk menanyakan pertanyaan tertentu. Ini merupakan kesempatan yang baik untuk menerapkan ISDN, videotext, atau perangkat lunak workgroup computing yang menyatukan multimedia. Dan, tiap kali suatu perusahaan mendapatkan material dari pemasok, sistem informasi akuntansi menciptakan suatu catatan dari transaksi tersebut.

Input pengendalian kwalitas terdiri dari data yang disediakan oleh pemeriksa kwalitas saat material melewati proses produksi.

Input pelayanan pelanggan merupakan tanggung jawab fungsi pemasaran. Unit pelayanan pelanggan menyediakan informasi sebagai hasil dari perbaikan dan penggantian, dan juga survey atas kepuasan pelanggan.

Catatan pemasok lengkap menyediakan suatu analisis mengenai organisasi pemasok maupun kinerja materialnya dari penerimaan sehingga pemakaian produk akhir.

Subsistem Produksi

Sebagai suatu contoh cara subsistem produk menelusuri arus suatu pekerjaan, anggaplah bahwa suatu perusahaan membuat senter sepeda-jenis yang diikatkan  pada kaki anda sehingga sinarnya naik turun saat anda mengayuh pedal. Lensa jernih yang terpasang didepan memberikan cahaya ke depan, dan lensa merah di belakang memperingatkan kendaraan bermotor belakang.

Jadwal produksi menentukan kapan langkah-langkah proses produksi akan dilakukan. Suatu program di dalam subsistem produksi menciptakan jadwal yang tercetak tanggal dan waktu pengeluaran tiap bagian dari persediaan bahan baku. Ketika bagian-bagian itu dikeluarkan, mereka ditransportasikan ke area produksi untuk dipakai. Sembilan langkah produksi didaftarkan, beserta tanggal dan waktu mulai masing-masing. Tanggal dan waktu penyelesaian yang diharapkan dihitung dari standar produksi yang disediakan oleh subsistem rekayasa industri dan SIA.

Saat pekerjaan dilakukan, pekerja menggunakan terminal pengumpulan data untuk mencatat waktu mulai dan selesai tiap langkah. Data terminal mencerminkan tanggal dan waktu penyelesaian aktual, yang dapat dibandingkan dengan angka-angka yang direncanakan.

Subsistem produksi menyediakan gambaran bagi manajemen tidak hanya rencana-rencana produksi tetapi juga status saat ini. Manajer yang ingin menentukan status dari suatu pekerjaan dapat bertanya (query) pada database.

Subsistem Persediaan

Manajemen manufaktur selalu bertanggung jawab atas persediaan bahan baku dan barang dalam proses. Dalam banyak kasus, pemasaran bertanggung jawab atas persediaan barang jadi.

Pentingnya Tingkat Persediaan

Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan investasi yang besar. Uang yang tertanam dalam perusahaan tidak dapat digunakan untuk hal-hal yang lain.

Tingkat suatu barang tertentu terutama dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya. Tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock.

Penentuan kuantitas pemesanan terbaik dipengaruhi oleh dua biaya-biaya pemeliharaan dan biaya pembelian.

Biaya Pemeliharaan

Biaya tahunan menyimpan suatu persediaan tergantung pada jenis material yang disimpan. Misalnya, perusahaan farmasi yang menyimpan produk obat dalam ruang tertutup  dengan keamanan ketat akan menanggung biaya yang sangat tinggi. Suatu perusahaan pemasok ladang minyak, sebaliknya, menanggung biaya sangat rendah karena menyimpan pipa besi di lapangan terbuka.

Biaya pemeliharaan atau biaya penyimpanan (carring cost), biasanya dinyatakan sebagai presentase biaya tahunan dari barang, dan biaya tersebut mencakup factor-faktor seperti kerusakan, pencurian, keusangan, pajak dan asuransi. Suatu karakteristik dari biaya pemeliharaan adalah kenyataan bahwa biaya itu berbanding lurus dengan tingkat persediaan-semakin tinggi tingkat persediaan, semakin tinggi biayanya.

Biaya Pembelian

Perusahaan berusaha meminimumkan biaya pemeliharaan dengan menjaga agar tingkat persediaannya rendah. Salah satu cara untuk melakukannya adalah memesan dalam kuantitas kecil, dan ini mungkin akan selalu menjadi tujuanyang baik jika biaya yang lain tidak meningkat seiring menurunnya kuantitas pesanan. Biaya yang meningkat ini adalah biaya pembelian, yang mencakup biaya-biaya yang terjadi saat material dipesan-waktu pembeli, biaya telepon, biaya sekretaris, biaya formulir pesanan pembelian, dan sebagainya.

Kuantutas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity)

Kuantitas pemesanan ekonomis (economic order quantity), atau EOQ, menyeimbangkan biaya pemeliharaan dan pembelian serta mengidentifikasi biaya kombinasi terendah. EOQ ditetapkan untuk tiap barang dalam persediaan bahan baku dan disertakan sebagai suatu elemen data dalam catatan persediaan. EOQ digunakan untuk memesan pengisian kembali persediaan dari pemasok.

Kuantitas Manufaktir Ekonomis

Kuantitas ekonomis lain dapat digunakan untuk persediaan barang jadi. Ini adalah kuantitas manufaktur ekonomis (economic manufacturing quantity), atau EMQ, juga disebut ukuran lot ekonomis. EMQ menyeimbangkan biaya menyimpan persediaan dengan biaya ketidake-fisienan produksi. EMQ digunakan untuk memesan pengisian kembali persediaan dari fungsi manufaktur perusahaan sendiri.

Melalui penggunaan praktek manajemen persediaan ilmiah yang menyatukan konsep seperti EOQ dan EMQ, subsistem persediaan dapat memampukan perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dalam bentuk pengurangan biaya persediaan.

Subsistem Kualitas

Suatu pandangan tentang kualitas yang paling sederhana, namun yang menangkap pemikiran mutakhir dalam bisnis, mendefinisikan kualitas sebagai “kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan” ide dasarnya, kualitas bukanlah memenuhi sejumlah criteria yang ditetapkan perusahaan; sebaliknya kualitas adalah memenuhi criteria yang ditetapkan pelanggan.

Empat Belas Pokok Deming

W. Edwards Deming, professor statistic di New York University tahun 1940-an yang pergi ke Jepang untuk membnatu Negara tersebut membangkitkan kembali kemampuan industrinya setelah Perang Dunia II.  Sebagian besar keberhasilan yang dinikmati Jepang sebagai kekuatan industry dapat dikaitkan pada pengaruh Deming. Ia menjadi terkenal karena daftar rekomendasinya yang terkenal sebagai Empat Belas Pokok.

Thesis utama Deming adalah bahwa bukan pekerja yang menentukan kualitas, tetapi manajemen.

Total Quality Management

Pendekatan menuju manajemen kualitas strategis yang mendapatkan paling banyak perhatian saat ini adalah Total Quality Management (TQM), manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi pelanggan. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah:

·         Kualitas didefinisikan oleh pelanggan

·         Kualitas dicapai oleh manajemen

·         Kualitas adalah tanggung jawab seluruh perusahaan

Pokok-pokok ini menangkap ide-ide yang telah disumbangkan oleh Deming dan para pakar kualitas lain selama paruh kedua abad dua puluh, saat pelanggan dunia menjadi sadar kualitas.

Eelemen-Elemen Total Quality Management

TQM dapat dianggap terdiri dari tiga elemen utama-filosofi, peralatan-peralatan grafis dan peralatan-peralatan statistic.

Filosofi TQM menyadari pengaruh penting bagi pelanggan. Perusahaan menjalin hubungan dengan pelanggan dan pemasoknya, yang diperlukan bagi proses produksi dan distribusi. TQM didasarkan pada gagasan bahwa kualitas buruk dapat dicegah. Program-program seperti zero defect yang berasal dari industry peluru kendali selama awal 1960-an, memperjelas filosofi tersebut bahwa mencegah kesalahan memang dapat dilakukan. Filosofi kualitas pada sumbernya (quality at the source) menyadari bahwa para pekerja dapat berfungsi sebagai pemeriksa kualitas mereka sendiri. Akhirnya, TQM mencakup usaha-usaha tindak lanjut untuk memastikan bahwa perbaikan-perbaikan terus berlangsug.

Dalam melaksanakan TQM, manajemen dapat menggunakan berbagai bagan dan grafik untuk memantau aktivitas kualitas.

Ketika sistem pengendalian kualitas yang formal mula-mula diterapkan dalam fungsi manufaktur, terdapat ketergantungan yang besar pada peralatan statistic. Statistical Quality Control (SQC) adalah penggunaan teknik-teknik matematika untuk menentukan apakah material dan proses berada dalam garis pedoman kualitas. Yang paling banyak menggunakan SQC di area pabrik adalah para pemeriksa kualitas dan para spesialis kuantitatif seperti management scientist dan operation researcher.

Bagaimana Subsistem Kualitas Mempengaruhi Kualitas Produk

Dalam dunia bisnis sekarang ini, TQM menyediakan kerangka kerja bagi semua aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan kualitas. Dalam kerangka ini, subsistem kualitas menyediakan bagi manajer informasi yang menggungkapkan seberapa jauh produk perusahaan mencapai sasaran kualitas. Data yang digunakan untuk memproduksi informasi ini berasal dari subsistem input dan subsistem output lain.

Subsistem Biaya

Subsistem biaya dapat berisi program-program yang menyiapkan laporan periodic maupun khusus. Laporan periodic dapat dicetak dan dibagikan, atau dapat disimpan di dalam bentuk yang telah disusun sebelumnya dalam database untuk diambil nanti.

Unsur-Unsur Dasar Pengendalian Biaya

Program pengendalian biaya yang efektif dibangun berdasarkan dua unsure kunci: (1) standar kinerja yang baik dan (2) sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat terjadinya. Jaringan pengumpulan data dapat berkontribusi di kedua area. Jika pegawai manufaktur (operator mesin,pemeriksa, mekanik pemeliharaan, dan lain-lain) melaksanakan tugas mereka, mereka dapat menggunakan terminal pengumpulan data untuk mencatat kegiatan sehingga manajemen manufaktur mengetahui apa yang terjadi di pabrik. Data actual ini dapat juga diakumulasikan dari waktu ke waktu dan dikombinasikan dengan input lain, seperti dari industrial engineering untuk menetapkan standard dan menjaga kemutakhirannya.

 12.4. Bagaimana Manajer Menggunakan Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur digunakan baik dalam penciptaan maupun dalam operasi sistem produksi fisik. Informasi itu digunakan oleh eksekutif perusahaan, manajer di area manufaktur, dan juga manajer di area lain.

Para eksekutif, termasuk wakil presiden direktur manufaktur, menerima informasi dari semua subsistem output. Superintendent pabrik juga menggunakan ikhtisar output yang menjelaskan seluruh operasi.

Manajer dalam pemasaran dan keuangan juga menggunakan output itu. Pemasar tertarik pada aspek produksi seperti biaya, kualitas, dan penyediaan karena faktor-faktor tersebut mempengaruhi penjualan produk. Mmanajer keuangan memiliki perhatian khusus pada subsistem persediaan, karena digunakan untuk membuat keputusan penting mengenai konstruksi atau perluasan pabrik.

Titik penting yang perlu diingat adalah kenyataan bahwa sistem informasi manufaktur menyediakan informasi bagi para manajer di seluruh perusahaan.